Suite logicielle ZenOnline
Une plateforme documentaire complète pour capter, organiser, sécuriser et exploiter vos documents.
ZenOnline accompagne les organisations qui veulent transformer leurs flux documentaires en processus maîtrisés : acquisition multicanale, classement, recherche, validation, conservation, IA documentaire, sécurité et intégration avec le système d’information.
Vue d’ensemble
ZenOnline couvre l’ensemble du cycle de vie documentaire.
La solution est pensée pour gérer le document depuis son entrée dans l’organisation jusqu’à son classement, son exploitation, son partage, son archivage ou son élimination. Elle s’adresse en priorité aux PME, PMI et ETI qui doivent industrialiser leurs processus sans perdre la maîtrise de leurs règles internes.
INAcquisition
IDXIndexation
VALValidation
SEARecherche
ARCConservation
Acquisition
Faire entrer les documents dans la GED depuis toutes les sources utiles.
La première valeur d’une GED tient à sa capacité à capter les documents sans imposer un canal unique. ZenOnline prend en charge les dépôts ponctuels, les imports de masse, les glisser-déposer, la surveillance de dossiers et l’intégration des emails avec leurs pièces jointes.
Une entrée documentaire multicanale
Les documents peuvent arriver depuis un poste utilisateur, un dossier surveillé, une application métier, une boîte email ou un processus de numérisation. L’objectif est d’éviter les ruptures entre la réception du document et son traitement opérationnel.
Cette logique est particulièrement utile pour les organisations qui traitent des volumes hétérogènes : courriers, factures, contrats, dossiers RH, pièces justificatives, documents qualité ou documents liés à une activité métier.
Fonctions disponibles
- Import unitaire, import de masse, glisser-déposer et surveillance de dossiers.
- OCR pour convertir les images ou PDF numérisés en contenu exploitable.
- Reconnaissance de l’écriture manuscrite avec fonctions ICR ou HTR.
- LAD, RAD et extraction de données pour accélérer l’indexation.
- Import d’emails et de pièces jointes pour intégrer les flux entrants.
- Capture vidéo et audio avec capacité d’indexer ou de résumer un enregistrement de réunion ou un mémo vocal.
- Connecteurs bureautiques, ERP, CRM et outils métier.
Gestion documentaire
Structurer les documents avec des règles, des droits, des versions et des statuts.
Une GED utile ne se contente pas de stocker des fichiers. Elle organise les dossiers, décrit les documents avec des métadonnées, contrôle les accès, conserve l’historique des versions et trace les actions effectuées.
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Plan de classementLes documents sont organisés dans une structure cohérente avec les activités, les établissements, les dossiers, les processus ou les familles documentaires de l’entreprise.
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Métadonnées personnalisablesLes informations associées aux documents peuvent être adaptées : fournisseur, client, date, montant, service, statut, référence interne ou tout autre champ utile.
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VersioningLes versions successives d’un document peuvent être suivies afin de conserver l’historique, comprendre les modifications et éviter les confusions entre plusieurs états.
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Droits fins et traçabilitéLes habilitations permettent de contrôler qui peut voir, modifier, valider ou administrer un document, avec journalisation des actions.
Le workflow documentaire complète cette structure : il permet de faire circuler un document entre les bonnes personnes, de recueillir une validation, de notifier un changement de statut ou d’organiser un traitement séquentiel ou parallèle.
Recherche et collaboration
Retrouver rapidement l’information et travailler autour du document.
Lorsque les volumes augmentent, la performance de recherche devient centrale. ZenOnline combine recherche plein texte, recherche multicritères, facettes et filtres afin d’aider les utilisateurs à retrouver un document à partir de son contenu ou de ses métadonnées.
Le partage est prévu dans la solution. La coédition n’est pas positionnée comme une fonction native : cette nuance doit rester claire dans la page pour éviter de promettre un usage de type suite bureautique collaborative.
Modules complémentaires
Adapter la plateforme aux familles documentaires et aux métiers.
ZenOnline est une suite documentaire modulaire. Les modules spécialisent l’expérience selon les usages : courrier, factures, ressources humaines, qualité, contrats, parapheur, portail documentaire ou besoin métier spécifique.
Conservation et élimination
Gérer les durées de conservation et le sort final des documents.
La gestion documentaire doit aussi traiter la fin de vie des documents. ZenOnline prévoit les durées de conservation, les règles d’élimination, le sort final automatisé, la traçabilité des destructions et la connexion éventuelle à un SAE.
Durées et règles
Chaque famille documentaire peut être associée à des règles de conservation cohérentes avec les obligations métiers, juridiques ou internes. Cette structuration aide à éviter l’accumulation incontrôlée de documents et à préparer les opérations de purge ou d’archivage.
Sort final et traçabilité
Le sort final automatisé et la traçabilité des destructions apportent une réponse aux besoins de preuve. Lorsqu’un système d’archivage électronique est requis, un connecteur ou un versement vers un SAE peut être prévu.
Fonctionnalités IA
Exploiter l’IA pour accélérer l’indexation, la recherche et les contrôles.
Les fonctionnalités IA de ZenOnline apportent une aide à la capture, au classement, à l’extraction, à la recherche, au résumé et à la détection d’anomalies. Elles enrichissent les processus documentaires tout en laissant l’entreprise garder la maîtrise de ses règles et de ses validations.
IA disponible dans les usages documentaires
La plateforme s’appuie sur des modèles comme OpenAI ou Mistral pour enrichir les processus documentaires. Les usages mis en avant concernent la reconnaissance intelligente, la classification, l’indexation automatique, l’extraction de données, la recherche sémantique, le résumé automatique, les alertes intelligentes, le contrôle de conformité et l’analyse d’anomalies.
Une IA intégrée dans un cadre maîtrisé
L’objectif n’est pas de remplacer les règles métier ni les validations humaines, mais de rendre les documents plus exploitables : identifier les informations utiles, accélérer l’indexation, repérer des écarts, préparer un résumé et faciliter la recherche dans les fonds documentaires.
- Extraction des données utiles pour réduire les ressaisies et fiabiliser les métadonnées.
- Classification et indexation assistées pour accélérer le rangement des documents.
- Recherche sémantique et résumé pour retrouver plus vite une information dans un dossier.
- Détection d’anomalies ou de données sensibles afin de renforcer les contrôles documentaires.
- Alertes et contrôles de conformité selon les règles définies pour chaque projet.
Sécurité et souveraineté
Maîtriser les accès, l’hébergement et les exigences de souveraineté.
Les documents manipulés dans une GED peuvent être sensibles : pièces contractuelles, données fournisseurs, factures, informations RH, justificatifs, documents réglementaires ou éléments de preuve. ZenOnline place donc la gestion des accès, la traçabilité et la maîtrise de l’environnement au cœur de son approche.
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Environnement sécuriséLa solution s’inscrit dans une logique d’hébergement maîtrisé, de supervision et de sécurisation des accès selon le périmètre retenu.
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Souveraineté IAL’usage de LLM européens ou hébergés sur le sol européen est un axe de souveraineté mis en avant pour les traitements d’IA.
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IA et droits d’accèsLes traitements IA doivent s’inscrire dans les règles d’habilitation et de confidentialité définies pour chaque organisation.
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Fraude documentaireLa maîtrise des risques repose sur les droits, les workflows, les métadonnées, les alertes, la traçabilité et les contrôles associés aux documents sensibles.
La sécurité documentaire repose sur une combinaison de règles techniques et organisationnelles : accès maîtrisés, traçabilité, structuration des droits, procédures de validation et conservation des preuves.
Cibles et engagements
ZenOnline vise prioritairement les PME, PMI et ETI qui cherchent une solution documentaire robuste, paramétrable et capable de s’intégrer à leurs processus. ENTROPICS privilégie une approche durable : outils utiles, règles claires, accompagnement des usages et maîtrise progressive des flux.
Prochaines étapes
Selon votre priorité, vous pouvez qualifier votre situation face à la facturation électronique, approfondir les sujets de fraude documentaire ou nous transmettre directement votre contexte.
